Pengadaan alat kesehatan merupakan salah satu keputusan penting bagi rumah sakit dan klinik. Alat yang dipilih bukan hanya harus sesuai dengan kebutuhan pelayanan medis, tetapi juga perlu mempertimbangkan kualitas produk, kemudahan operasional, biaya jangka panjang, ketersediaan layanan teknis, hingga dukungan setelah pembelian.
Kesalahan dalam proses pengadaan dapat menyebabkan fasilitas kesehatan memiliki alat yang spesifikasinya terlalu tinggi, justru kurang memadai, atau bahkan tidak dapat dimanfaatkan secara optimal oleh tenaga medis.
Karena itu, pengadaan alat kesehatan sebaiknya tidak dilakukan hanya berdasarkan harga. Rumah sakit dan klinik perlu melihat kebutuhan secara menyeluruh agar investasi yang dikeluarkan memberikan manfaat dalam jangka panjang.
Mengapa Pengadaan Alat Kesehatan Perlu Direncanakan?
Kebutuhan setiap fasilitas kesehatan berbeda. Rumah sakit dengan layanan radiologi dan spesialis tentu memiliki kebutuhan peralatan yang berbeda dengan klinik umum atau praktik dokter.
Selain itu, teknologi alat medis terus berkembang. Perangkat seperti ultrasound, patient monitor, ventilator, dan berbagai peralatan diagnostik kini menawarkan semakin banyak fitur untuk membantu meningkatkan efisiensi kerja tenaga medis.
Saat ini, pengembangan fasilitas dan alat kesehatan juga masih menjadi salah satu perhatian pemerintah. Kementerian Kesehatan antara lain menetapkan rumah sakit pemerintah daerah penerima bantuan untuk pemenuhan sarana, prasarana, dan alat kesehatan dalam rangka pengembangan layanan kanker, jantung, stroke, uronefrologi, serta kesehatan ibu dan anak.
Artinya, perencanaan alat kesehatan menjadi bagian penting dalam pengembangan kapasitas pelayanan fasilitas kesehatan.
1. Mulai dari Kebutuhan Pelayanan
Langkah pertama dalam pengadaan bukan mencari merek atau meminta daftar harga, melainkan menentukan kebutuhan pelayanan.
Tim rumah sakit dapat memulai dengan beberapa pertanyaan sederhana:
- Alat akan digunakan di unit atau poli apa?
- Pemeriksaan apa yang paling sering dilakukan?
- Berapa jumlah pasien rata-rata setiap hari?
- Siapa yang akan mengoperasikan alat?
- Apakah alat perlu berpindah antarunit?
- Apakah fasilitas membutuhkan perangkat entry level, mid range, atau premium?
Misalnya, kebutuhan ultrasound untuk klinik kandungan bisa berbeda dengan kebutuhan radiologi, kardiologi, IGD, maupun ICU.
Untuk fasilitas yang membutuhkan pemeriksaan di berbagai lokasi, perangkat USG portable Mindray dapat menjadi salah satu kategori yang dipertimbangkan karena lebih mudah dipindahkan dibandingkan sistem ultrasound berukuran besar.
Dengan menentukan kebutuhan terlebih dahulu, rumah sakit dapat menghindari pembelian alat yang memiliki banyak fitur tetapi sebenarnya jarang digunakan.
2. Susun Spesifikasi Berdasarkan Kebutuhan Klinis
Setelah kebutuhan ditentukan, tahap berikutnya adalah menyusun spesifikasi.
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menentukan spesifikasi berdasarkan satu produk tertentu sejak awal. Padahal, pendekatan yang lebih baik adalah menentukan kebutuhan klinis terlebih dahulu.
Untuk pengadaan mesin USG, misalnya, beberapa hal yang dapat dipertimbangkan meliputi:
- kualitas imaging;
- jenis transducer yang dibutuhkan;
- mode pemeriksaan yang tersedia;
- ukuran monitor;
- kapasitas penyimpanan;
- kemudahan penggunaan;
- mobilitas perangkat;
- konektivitas data;
- jenis pemeriksaan yang didukung;
- serta kemungkinan pengembangan kebutuhan di masa depan.
Klinik dengan kebutuhan pemeriksaan rutin dapat mempertimbangkan perangkat seperti Mindray DP-10. Sementara fasilitas yang membutuhkan kemampuan imaging dan aplikasi lebih luas dapat mengevaluasi sistem dengan kelas berbeda sesuai kebutuhan klinisnya.
Intinya, semakin jelas kebutuhan pelayanan, semakin mudah pula menentukan spesifikasi yang relevan.
3. Jangan Membandingkan Harga Saja
Harga memang menjadi bagian penting dari proses procurement. Namun, harga pembelian awal tidak selalu menggambarkan biaya sebenarnya selama alat digunakan.
Rumah sakit dan klinik sebaiknya melihat konsep Total Cost of Ownership atau TCO.
Beberapa komponen yang perlu diperhitungkan antara lain:
| Komponen | Hal yang Perlu Dipertimbangkan |
|---|---|
| Harga alat | Nilai investasi awal |
| Instalasi | Kebutuhan instalasi dan konfigurasi |
| Training | Pelatihan operator atau tenaga medis |
| Maintenance | Pemeliharaan rutin |
| Spare part | Ketersediaan dan biaya komponen |
| Garansi | Durasi dan cakupan garansi |
| Downtime | Risiko alat tidak dapat digunakan |
| Upgrade | Kemungkinan pengembangan fitur |
Alat dengan harga awal lebih murah belum tentu lebih ekonomis apabila membutuhkan biaya perawatan tinggi atau sulit memperoleh dukungan teknis.
Sebaliknya, investasi yang sedikit lebih tinggi bisa menjadi lebih efisien apabila perangkat memiliki dukungan teknis, garansi, dan umur penggunaan yang baik.
4. Pilih Produk Sesuai Kapasitas Fasilitas
Tidak semua rumah sakit membutuhkan alat dengan spesifikasi tertinggi.
Klinik yang baru mengembangkan layanan diagnostik mungkin lebih membutuhkan perangkat yang mudah digunakan, ekonomis, dan memiliki fitur untuk pemeriksaan rutin.
Rumah sakit dengan volume pemeriksaan lebih besar bisa membutuhkan sistem yang menawarkan workflow lebih cepat dan kemampuan imaging yang lebih lengkap.
Sebagai contoh, Consona N6 Mindray merupakan salah satu sistem ultrasound yang dapat dipertimbangkan untuk fasilitas kesehatan yang membutuhkan perangkat shared-service.
Pemilihan perangkat berdasarkan kapasitas fasilitas akan membantu menjaga keseimbangan antara kebutuhan medis dan efisiensi investasi.
5. Perhatikan Legalitas dan Jalur Pengadaan
Legalitas merupakan aspek yang tidak boleh diabaikan dalam pengadaan alat kesehatan.
Rumah sakit dan klinik perlu memastikan produk berasal dari jalur distribusi yang jelas serta memenuhi ketentuan yang berlaku di Indonesia.
Untuk institusi pemerintah, mekanisme pengadaan juga dapat melibatkan Katalog Elektronik.
Kementerian Kesehatan bersama LKPP dan Telkom terus memperkuat pengembangan Katalog Elektronik Sektoral Kesehatan atau E-Katalog Versi 6 sebagai bagian dari upaya membangun pengadaan kesehatan yang lebih transparan, efisien, dan akuntabel.
Karena itu, bagian procurement perlu memahami mekanisme pengadaan yang berlaku sesuai jenis institusi dan sumber anggarannya.
6. Evaluasi Kredibilitas Distributor Alat Kesehatan
Produk yang baik sebaiknya didukung distributor yang memiliki kemampuan pelayanan yang baik pula.
Saat mengevaluasi distributor, jangan hanya meminta quotation.
Perhatikan beberapa hal berikut:
- Kejelasan perusahaan dan legalitasnya.
- Produk serta merek yang ditawarkan.
- Pengalaman menangani rumah sakit atau fasilitas kesehatan.
- Kemampuan memberikan konsultasi sebelum pembelian.
- Dukungan instalasi.
- Training pengguna.
- Ketersediaan teknisi.
- Garansi dan layanan purna jual.
PT First Medical Indonesia merupakan distributor alat kesehatan yang menyediakan berbagai kebutuhan alat medis seperti ultrasound Mindray, patient monitor, defibrillator, ventilator, mesin anesthesia, hingga produk timbangan medis Seca.
Kami juga melayani penyaluran alat kesehatan untuk rumah sakit, laboratorium klinik, praktik dokter, Puskesmas, Dinas Kesehatan, hingga rumah sakit pemerintah melalui jalur e-catalogue maupun non e-catalogue.
7. Pastikan Ada Training untuk Pengguna
Alat medis yang memiliki teknologi canggih tidak akan memberikan manfaat maksimal apabila penggunanya belum memahami cara mengoperasikan perangkat.
Karena itu, training sebaiknya menjadi salah satu poin yang dibahas sejak proses pengadaan.
Training dapat membantu tenaga medis memahami:
- pengoperasian perangkat;
- fitur utama;
- pengaturan dasar;
- workflow pemeriksaan;
- perawatan harian;
- hingga prosedur dasar apabila terjadi kendala.
Untuk perangkat yang memiliki banyak fitur, proses adaptasi pengguna menjadi semakin penting.
Jangan sampai fasilitas sudah melakukan investasi besar tetapi hanya sebagian kecil kemampuan alat yang benar-benar dimanfaatkan.
8. Pertimbangkan Layanan Purna Jual
Dalam pengadaan B2B, hubungan dengan distributor tidak selesai setelah barang diterima.
Alat kesehatan biasanya digunakan selama bertahun-tahun sehingga fasilitas membutuhkan partner yang dapat memberikan dukungan sepanjang masa penggunaan perangkat.
Layanan purna jual dapat mencakup:
- konsultasi teknis;
- maintenance;
- troubleshooting;
- dukungan teknisi;
- informasi spare part;
- training lanjutan;
- serta dukungan apabila terjadi kendala perangkat.
Kami sendiri menempatkan layanan purna jual sebagai bagian dari pelayanan kepada fasilitas kesehatan dan didukung tenaga ahli untuk membantu pelanggan.
Hal ini penting karena downtime alat medis dapat berdampak langsung pada operasional pelayanan.
9. Pertimbangkan Kebutuhan Jangka Panjang
Pengadaan alat kesehatan idealnya bukan hanya menyelesaikan kebutuhan hari ini.
Rumah sakit perlu mempertimbangkan kemungkinan perkembangan layanan dalam beberapa tahun berikutnya.
Contohnya, sebuah klinik awalnya mungkin hanya melakukan pemeriksaan ultrasound dasar. Namun, ketika jumlah pasien meningkat dan layanan berkembang, kebutuhan jenis pemeriksaan juga dapat bertambah.
Jika sejak awal perangkat memiliki fleksibilitas yang baik, fasilitas tidak harus terlalu cepat mengganti alat.
Karena itu, sebelum menentukan produk, diskusikan juga:
- rencana pengembangan poli;
- estimasi peningkatan pasien;
- penambahan dokter spesialis;
- rencana pembukaan cabang;
- dan kemungkinan peningkatan jenis layanan.
10. Lakukan Demo dan Konsultasi Sebelum Membeli
Untuk alat kesehatan dengan nilai investasi cukup besar, melakukan konsultasi produk dapat membantu tim procurement mendapatkan gambaran yang lebih jelas.
Jika memungkinkan, lakukan demo sebelum menentukan keputusan.
Demo memberikan kesempatan bagi dokter maupun operator untuk melihat secara langsung kualitas perangkat, interface, ergonomi, workflow, dan berbagai fitur yang tersedia.
Tim procurement kemudian dapat menggabungkan penilaian dari sisi klinis, teknis, dan finansial sebelum menentukan pilihan.
Kami memiliki beberapa kategori solusi untuk kebutuhan Women Health Care, General Imaging, dan Point of Care yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan fasilitas kesehatan.
Checklist Sebelum Pengadaan Alat Kesehatan
Sebelum menerbitkan purchase order atau menentukan vendor, tim procurement dapat menggunakan checklist berikut.
| Checklist | Status |
|---|---|
| Kebutuhan unit sudah ditentukan | ✓ |
| Spesifikasi klinis sudah disusun | ✓ |
| Anggaran sudah tersedia | ✓ |
| Produk sesuai kebutuhan | ✓ |
| Legalitas produk diperiksa | ✓ |
| Distributor telah dievaluasi | ✓ |
| Garansi sudah jelas | ✓ |
| Training tersedia | ✓ |
| Dukungan teknisi tersedia | ✓ |
| Layanan purna jual tersedia | ✓ |
| Biaya jangka panjang sudah dihitung | ✓ |
Checklist sederhana ini dapat membantu mengurangi risiko keputusan pengadaan yang hanya didasarkan pada harga.
Pengadaan Alat Kesehatan Adalah Investasi Jangka Panjang
Pengadaan alat kesehatan tidak sebatas membeli perangkat medis. Rumah sakit dan klinik perlu memastikan alat tersebut sesuai kebutuhan pelayanan, mudah digunakan tenaga medis, memiliki dukungan teknis, dan tetap dapat diandalkan dalam jangka panjang.
Mulailah dengan menentukan kebutuhan klinis, kemudian susun spesifikasi, bandingkan Total Cost of Ownership, evaluasi distributor, serta pastikan tersedia garansi, training, dan layanan purna jual.
Dengan begitu, proses pengadaan alat kesehatan dapat menjadi investasi yang benar-benar mendukung peningkatan pelayanan rumah sakit maupun klinik.
Konsultasikan Kebutuhan Alat Kesehatan Anda
Setiap rumah sakit dan klinik memiliki kebutuhan yang berbeda. Karena itu, pemilihan alat medis sebaiknya disesuaikan dengan jenis pelayanan, jumlah pasien, kebutuhan tenaga medis, hingga rencana pengembangan fasilitas.
PT First Medical Indonesia sebagai Authorized Distributor Mindray & Seca menyediakan berbagai solusi alat kesehatan untuk rumah sakit, klinik, praktik dokter, Puskesmas, dan institusi kesehatan lainnya.
Konsultasikan kebutuhan fasilitas Anda bersama tim First Medical untuk menentukan produk dan spesifikasi yang paling sesuai sebelum melakukan pengadaan.
WhatsApp: +628113219688
View this post on Instagram
FAQ Pengadaan Alat Kesehatan
1. Apa yang harus diperhatikan sebelum pengadaan alat kesehatan?
Perhatikan kebutuhan klinis, spesifikasi alat, anggaran, legalitas produk, garansi, training, dan layanan purna jual.
2. Apakah harga harus menjadi pertimbangan utama?
Tidak. Selain harga, rumah sakit dan klinik perlu mempertimbangkan kualitas, biaya perawatan, ketersediaan spare part, dan dukungan teknis.
3. Mengapa penting memilih distributor alat kesehatan yang terpercaya?
Karena distributor terpercaya dapat memberikan produk resmi, garansi yang jelas, dukungan teknis, training, dan layanan purna jual.
4. Apakah perlu melakukan demo sebelum membeli alat kesehatan?
Ya, terutama untuk alat dengan nilai investasi besar. Demo membantu pengguna menilai fitur, kemudahan penggunaan, dan kesesuaian alat dengan kebutuhan.
5. Apakah pengadaan alat kesehatan perlu mempertimbangkan kebutuhan jangka panjang?
Ya. Pilih alat yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga dapat mendukung perkembangan layanan rumah sakit atau klinik ke depan.